10 tips voor het inwerken van nieuwe IT-medewerkers op afstand

Op: 07 apr 2020

Digital WorkspaceManagement

Door de coronacrisis staan bedrijven voor een aantal uitdagingen. Zo kan de continuïteit in gevaar komen, wanneer een (groot) deel van de IT-medewerkers uitvallen. Het inwerken van nieuwe (tijdelijke) IT-professionals kan enerzijds de druk verlagen, anderzijds kan het extra uitdagingen opleveren. Zijn er bijvoorbeeld voldoende IT-medewerkers beschikbaar om nieuwe professional in te werken? En hoe regel je dit in op afstand? In deze blog reik ik graag tien mogelijkheden aan om in deze vreemde tijden nieuwe IT-professionals zo goed mogelijk in te werken en te ondersteunen in hun eerste periode.

1. Deel alvast documentatie

Indien je governance het toestaat, is het goed om voor de startdatum van de nieuwe IT-professional alvast de beschikbare documentatie te delen, zoals bedrijfsinformatie en werkinstructies. Op deze manier kan de professional zich vooraf al verdiepen in de organisatie en werkwijze van de afdeling.

2. Rond lopende aanvragen af

Zorg ervoor dat alle lopende account- en hardware-aanvragen voor de nieuwe medewerker zijn afgerond voordat hij of zij start. Het komt regelmatig voor dat nieuwe medewerkers op hun eerste werkdag nog moeten wachten op bepaalde rechten of hardware, omdat interne afdelingen hier nog geen tijd voor hebben gehad. Door dit tijdig op orde te hebben, kan de startende IT-professionals direct aan de slag. Bovendien kan de professional beter ingewerkt worden, doordat hij zijn kennis in de praktijk kan brengen en niet continu hoeft mee te kijken met een collega die wel beschikt over de juisten rechten en hardware.

3. Geef een warm welkom

Het is natuurlijk altijd belangrijk om een nieuwe medewerker een warm welkom te geven. Maar zeker in deze bijzondere tijden waarin vele collega’s remote werken, is het belangrijk om de startende medewerker welkom te heten en op een prettige manier kennis te laten maken met de rest van het team. Uiteraard dient dit aangepast te zijn aan de maatregelen van het RIVM. Maar ook via bijvoorbeeld Microsoft Teams is het mogelijk om met elkaar kennis te maken.

4. Schep duidelijke verwachtingen

Omdat vrijwel het gehele inwerkproces anders zal verlopen dan normaal, is het nog belangrijker om direct duidelijke verwachtingen te scheppen. Wees daarbij vooral ook eerlijk over de mogelijke problemen die de nieuwe medewerker kan ervaren door de omstandigheden. Zo kan het voorkomen dat collega’s op afstand slechts beperkt kunnen meekijken met de nieuwe medewerker of dat de (hulp)vraag van de nieuwe medewerker anders wordt geïnterpreteerd.

5. Stel een agenda op voor de eerste werkweek

Om de startende professional wat meer houvast te geven, is het goed om een agenda op te stellen voor in ieder geval de eerste werkweek. Het eerste agendapunt betreft het bespreken van de meest belangrijke zaken, zoals de bedrijfsprocedures en technische systemen waarmee de professional zal gaan werken. Het opstellen van een agenda biedt de nieuwe medewerker structuur. Zo is het duidelijker waar hij zich de komende dagen mee bezig kan houden.

6. Hanteer een buddy-systeem

Om in deze gekke tijden de nieuwe medewerker een zachte landing binnen de organisatie te geven, is het een idee om een buddy-systeem te hanteren. Koppel de nieuwe IT-professional aan een vaste medewerker. Bij voorkeur is dit een directe collega met al enige kennis en ervaring binnen het bedrijf en geen leidinggevende. Dit zal ervoor zorgen dat de nieuwe medewerker zich sneller vertrouwd voelt. Ook durft de medewerker meer vragen te stellen in een korte tijd, waardoor hij sneller bekend raakt met de procedures en de systemen. Het is namelijk duidelijk voor de startende medewerker bij wie hij terecht kan met zijn vragen.

7. Zorg voor up-to-date handleidingen

Om ervoor te zorgen dat de startende IT-professional vrijwel direct gebruikers kan ondersteunen bij vragen of incidenten, is het belangrijk dat er up-to-date handleidingen beschikbaar zijn van de meest kritische applicaties en/of infrastructuur. Hierbij is het verstandig om de documentatie zo centraal mogelijk op te slaan, zodat de medewerker niet onnodig hoeft te zoeken naar de informatie. Ook is het goed om een korte handleiding op te stellen voor applicaties die normaliter niet beschreven staan in een werkinstructie, omdat dit voor de huidige medewerkers dagelijkse kost is. Denk hierbij aan instructies voor ticketregistratiesystemen, tijdsregistratietools en eigen ontwikkelde bedrijfsapplicaties.

8. Maak duidelijk wie de belangrijkste contactpersonen zijn

Om duidelijkheid te creëren voor de nieuwe IT-professional is het goed om ervoor te zorgen dat de medewerker de belangrijkste contactpersonen binnen de organisatie weet te vinden. Mochten er onverwachts ervaren IT-professionals ziek worden, dan kan de nieuwe medewerker alsnog zijn vragen stellen bij zijn overige collega’s.  Werken medewerkers vanuit huis? Zorg er dan voor dat er een rooster beschikbaar is waarop medewerkers kunnen zien wie op welke locatie werkt. Hierdoor kunnen medewerkers sneller geholpen worden.

9. Zorg voor videoconference mogelijkheden

Door het thuiswerken is de vraag naar videoconference software drastisch toegenomen. Zeker ook voor het inwerken van nieuwe medewerkers is dit van essentieel belang. Door te kunnen videobellen, kan de nieuwe medewerker zijn collega’s beter leren kennen. Je hebt namelijk een gezicht bij een stem en naam, wat het ook persoonlijker maakt. Daarnaast zorgen thuiswerksituaties voor persoonlijkere gesprekken, doordat kinderen, partners of huisdieren weleens in het beeld kunnen komen. Hierdoor leren medewerkers elkaar ook beter kennen.

10. Houd dagelijks contact met de nieuwe medewerker

Het is uitermate belangrijk om in deze tijden goed in contact te blijven met alle medewerkers, maar zeker met de nieuwe medewerkers. Door het thuiswerken is het lastig om als nieuweling je plek en draai te vinden binnen de organisatie. Plan daarom in de eerste twee weken een aantal voortgangsmomenten in. Hierdoor komen eventuele problemen snel aan het licht en kan er tijdig gestuurd worden op veranderingen.